E-İmza Nedir ?

E-İmza Nedir?

E-imza ya da elektronik imza, elektronik ortamda ıslak imza niteliği taşıyan imza şeklidir. İnternet üzerinde yapacağınız birçok işlemde imza atarak onay verme işlemi yapmanız gerekebilir. Bu gerek tüzel kişiliklerle gerek resmi kurumlarla ilgili olabilir. Bu gibi durumlarda elektronik imza kullanarak yapacağınız işlemler gerçek imzanızla aynı sayılır. Bu sayede birçok işleminizde kamu kurumlarına gitmeden internet üzerinden işlemlerinizi kolaylıkla halledebilirsiniz. Ayrıca yazımızda e-imza nasıl alınır ve e-imza başvurusu hakkında detaylı bilgilere de ulaşabilirsiniz.

Bunun dışında elektronik imzanın kullanımının zorunlu bulunduğu haller de vardır. Özellikle kamu kurumlarında birçok işlemin kolaylıkla yapılması ve zaman kaybı yaşanmaması için elektronik imza kullanımı zorunludur. Bu durum neticesinde evraklar üzerinde kontrol kolaylaşmakta ve birçok yanlış anlamanın da önüne geçilmektedir.

Elektronik imzanın tanımı 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda, elektronik verilerle arasında mantıklı bir ilişki bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan imza şeklinde yapılmıştır. E-imzanın Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından yayınlanan tebliğe uygun nitelikler taşıması, belirlenmiş standartlara uygun olması gereklidir.

E-imza içeriği bakımından ıslak imza ile aynı hukuki sonuçları doğurur. Bunun anlamı kullanımında sahibi birinci dereceden sorumludur. Akıllı kart veya usb arabirimine takılan bir cihaz üzerinden size ulaştırılan elektronik imzayı aktivasyon işlemi tamamlandıktan sonra kullanmaya başlayabilirsiniz. Akıllı kart olarak sunulan elektronik imzalar kart okuyucu vasıtasıyla kullanılabilmektedir. Bu aparatlar elektronik imzadan farklı olarak satılmakta ve tedariği kişinin kendi sorumluluğundadır.

 

E-İmza Kullanım Alanları

Elektronik imza kullanımı geniş bir işlem yelpazesine sahiptir. Bu işlemlere bakacak olursak;

• Finans ve bankacılık işlemlerinin yapıldığı uygulama ve platformlarda kimlik doğrulama işlemleri için kullanılır. Ayrıca bankacılıkla ilgili sözleşme, başvuru, hesap açılışı gibi şubeye gitmeyi gerektiren her işlemde şubeye gitmeden elektronik imza ile işlem yapılabilmektedir.
• E-devlet işlemlerinde ıslak imza gerektiren işlemlerde elektronik imza kullanılabilmektedir. Ayrıca e-devlet şifresine gerek kalmadan elektronik imza ile giriş yapılabilmektedir.
• Kamu kuruluşlarında yapılan işlemlerde imza atmadan elektronik imza kullanılabilir. Bu işlemler yüzyüze başvuru olabileceği gibi online işlemlerde de geçerlidir.
• UYAP portalı içerisinde dava açma ve diğer işlemler için kullanılabilir.
• Bakanlıkların kendi portalları ya da proje sayfaları üzerinde sundukları hizmetler ve ihalelerde e-imza kullanılabilir.
• E-reçete portalı gibi Sağlık Bakanlığı’na ait birçok portalda doktor ve sağlık çalışanlarının kullanımı zorunludur. Örnek vermek gerekirse; aile hekimleri hasta muayene edebilmek ve reçete yazabilmek için Sağlık Bakanlığı’na ait sisteme mutlaka elektronik imza ile giriş yapmalıdır.
• Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinde yer alan kamu kurum ve kuruluşlarına ait mal alım sözleşmelerinde ve ihalelerinde eimza kullanılabilir.
• E-dönüşüm kapsamında kullanılan e-fatura uygulamaları üzerinde kullanılabilir.
• Kayıtlı elektronik posta adresi (KEP) sistemi üzerinde kullanılabilir.
• ÖSYM’nin sunduğu birçok sınav başvurusu (KPSS, LYS, ALES gibi) online olarak elektronik imza ile yapılabilir.
• Tapu ve Kadastro Müdürlüğü’ne bağlı portallarda yapılacak tüm tapu işlemlerinde e-imza kullanılabilir. Ayrıca Web Tapu portalı üzerinde birçok işlem bu sayede tapu müdürlüklerine gitmeden kolayca halledilmektedir.
• Güvenlik güçlerine ait POLNET (Polis Bilgisayar Ağı) sistemi üzerinde işlemler elektronik imza ile gerçekleştirilebilir.
• Sosyal Güvenlik Kurumu’na ait portal üzerindeki işlemlerin tamamı elektronik imza kullanılarak yapılabilir.
• Özel sektöre ait çalışan sözleşmeleri oluşturulurken çalışan ve işveren tarafından kullanılabilir. Ayrıca İnsan Kaynakları departmanlarında tüm onay işlemlerinin yapılmasında kullanılabilir.
• Şirketler ve holdinglerin yönetim kurulu ve genel kurullarında alınan kararların onaylanması amacıyla kullanılabilir.
• Hukuk alanını kapsayan tüm işlemlerde kullanılabilir.
• Ticari amaçla yapılan özel sözleşmelerde tarafların sözleşme imzalamalarında kullanılabilir.
• MERSİS’e ait projelerde ve ticari sicil işlemlerinde kullanılabilir.
• Bunun dışında ıslak imza gerektiren tüm başvuru işlemlerinde ve online işlemlerde kullanılabilmektedir.

 

E-İmza Nasıl Alınır?

E-imza başvuru işlemi için Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafınca yetkili sertifika sağlayıcı kurumlarla iletişime geçilmelidir. Bizzat başvuru yapabileceğiniz gibi online başvuruda da bulunabilirsiniz. Online ödeme işlemini kredi kartı veya banka kartı ile gerçekleştirebilirsiniz. Başvuru sonrasında kimlik tespit işlemi yaptırmanız gerekmektedir. Bunun için notere başvurarak taahhütnameyi noter huzurunda imzalayınız. Taahhütnameyi firmaya ileterek e-imzanızı alabilirsiniz.

Şirket ve kamu kurumu gibi tüzel kişilikler de imza sahibi olabilirler. Tüzel kişiliklerin başvuru sürecinde istenen bazı belgeler mevcuttur. Tüzel kişiliklerin elektronik imza başvurusunda gerekli belgeler;

• Ticari sicil belgesinin aslı (üzerinde MERSİS numarası yer almalıdır).
• Noter tarafından onaylanmış imza sirküleri. Bu sirkülerde şirket kurucularının ve yetkililerin görev tanımları açıkça belirtilmiş olmalıdır. İmza sirkülerinin aslının fotokopisi alınarak iade edilecektir.
• Başvuru yapan kişinin kimliğini belirtir üzerinde T.C.kimlik numarasının yer aldığı belge (T.C. nüfus cüzdanı, kimlik kartı, ehliyet, pasaport, evlilik cüzdanı)
• Başvuruda bulunan kişi eğer yönetim tarafından yetkilendirilmiş kişiyse ve imza sirkülerinde ismi yer almıyorsa muhakkak yetkilendirme belgesini ibraz etmesi gerekmektedir. Aksi takdirde başvuru geçersiz sayılacaktır. Yetkilendirme belgesinde şirket yetkililerin imzası ve şirket kaşesi mutlaka yer almalıdır.

MERSİS veya DETSİS numarası bulunmayan tüzel kişiliklerin imza başvuruları da kabul edilmektedir. Ancak bunun için istenen evraklar farklılık göstermektedir. Genelde bu tür tüzel kişiliklerin nevi’ni bildirir vakıf senedi veya kuruluş belgeleri ibraz edilmelidir. Ayrıca bu başvurularda kep adresi de zorunlu tutulmaktadır. Bunun için imza başvurusunda kep adresi talep yazısı da oluşturulmaktadır. Vergi levhası belgesi, kuruluşun noter onaylı imza sirküleri ve başvuran kişinin kimlik ibrazı gerekmektedir.

Elektronik imzayı sadece gerçek kişiler edinebilir. Tüzel kişiler elektronik imza sahibi olamazlar. Tüzel kişilerin imza sahibi olmaları için şirket veya kurumca yetkilendirilmiş kişi, ortak veya yönetici pozisyonundaki herhangi bir kişi başvurarak alabilir. Bunun için yukarıda saydığımız yetkilendirme prosedürlerinin eksiksiz yerine getirilmiş olması gerekmektedir.

 

Elektronik İmzanın Avantajları Nelerdir?

Islak imza niteliği taşımasından dolayı elektronik imzanın kullanımının birçok avantajı bulunur. Herşeyden önce online olarak internet üzerinden belge imzalanabilmesi hem zamandan hem de evraktan tasarruf sağlar. Online işlemlerde ve elektronik evraklarda kullanılabilmesi yedi gün yirmidört saat kullanımını mümkün kılar. Bu da resmi çalışma saatleri dışında da evrak imzalayabilme ve işlem yapabilme imkanı sağlar.

Elektronik imzanın kullanımında kişinin kimliği resmi olarak doğrulandığı için yasal yükümlülük doğurur. Bu da birçok yanlış anlamının ve karışıklığın önüne geçer. Ayrıca yapılan işlemin niteliği, işlemde kullanılan veri de kayıt altına alınarak resmiyet kazanır. Elektronik imzanın kullanıma sunulmasından itibaren birçok karışıklık, evrak sahteciliği gibi olayların önüne geçilmiş ve dava dosyası olabilecek birçok konu da engellenmiştir.

Elektronik imzanın kullanımıyla ilgili çeşitli prosedürler mevcuttur. Bu yüzden elektronik imza satın alacağınız firmanın bu anlamda profesyonel destek sağlamasını göz önünde bulundurmalısınız. Sürücü kurulumları gibi durumlarda uzak masaüstü bağlantısı yöntemiyle destek sağlanmakta ve müşteriye yardımcı olunmaktadır.

Elektronik imza kullanarak belge imzalama işlemleri çoğu PDF okuyucu üzerinde yapılır. Eğer elektronik imza sağlayıcınız ayrı bir program sağlamadıysa PDF okuyucu yazılım üzerinde imzalama seçeneğini kullanarak açmış olduğunuz evrağı elektronik olarak imzalayabilirsiniz.

Elektronik imza sınırlı süreli olarak edinilebilir. Süresi bittiğinde yeni sipariş vererek aynı işlemlere gerek kalmadan kolaylıkla satın alabilirsiniz.